O trabalho remoto agora é mais comum do que nunca e, com ele, um foco renovado na teleconferência. Programas como Zoom, Microsoft Teams, GoToMeeting e Skype têm requisitos mínimos de equipamento e facilitam a conexão dos funcionários com os colegas. Tudo o que eles precisam é de uma webcam e um microfone – que geralmente são incorporados em seus laptops – ou mesmo apenas de um smartphone ou tablet.

Reunimos alguns recursos e dicas especiais para os principais aplicativos de teleconferência de hoje que podem ajudá-lo a se tornar um usuário avançado rapidamente (embora não possamos garantir que eles manterão a sua reunião em vídeo totalmente livre de distrações ).

Zoom de recursos ocultos

Um dos aplicativos de software de teleconferência mais populares é o Zoom . Sua funcionalidade simples e interface limpa – juntamente com seu plano básico gratuito – tornam acessível para milhões de pessoas que agora dependem dela para o trabalho e a escola.

O Zoom tem algumas opções divertidas, escondidas sob o capô, que fazem de tudo, desde iluminar o ambiente até possivelmente fazer você parecer um pouco mais apresentável. Aqui estão alguns recursos para experimentar na sua próxima reunião do Zoom.

  • Mude seu cenário: pode ser divertido compartilhar o ambiente com seus colegas de trabalho, se você configurou sua área de trabalho do lado de fora durante o dia, mas se seu escritório em casa é chato ou bagunçado e você deseja melhorar as coisas atrás de você, uma configuração para isso. Se você acessar Configurações e clicar em Fundo Virtual, poderá usar esse recurso para fazer upload de uma imagem para substituir seu fundo, fazendo parecer que você está em uma praia ou flutuando no espaço sideral. Uma coisa que você deve observar, no entanto, é que isso só funciona no aplicativo para computador ou dispositivo móvel e requer que você atenda a determinadas especificações do sistema .
  • Use as reações dos emojis para responder em silêncio: às vezes você prefere permanecer em silêncio durante uma reunião porque as crianças estão fazendo barulho ou o seu parceiro importante também está em uma reunião ou por algum outro motivo. Se quem estiver participando da reunião precisar de uma resposta sua, mas você quiser poupar o ruído extra, poderá dar um joinha, alguns aplausos ou qualquer outro tipo de resposta emoji com o recurso Reactions. Para usá-lo, clique na guia Reações, na parte inferior da tela da sua reunião, e selecione um emoji.
  • Usar a visualização da galeria: esse recurso não está necessariamente oculto no Zoom, mas é uma ótima função. Se você estiver em uma reunião com muitas pessoas e quiser ver o maior número possível de rostos ao mesmo tempo, ative a visualização da galeria. A opção está localizada no canto superior direito da janela da reunião e permitirá que você veja dezenas de participantes em uma página, transformando a reunião no segmento de introdução do The Brady Bunch . Se você estiver em uma reunião particularmente grande, talvez seja necessário rolar várias páginas para ver todos. Você pode voltar à “Visualização do alto-falante” padrão clicando no mesmo botão.
  • Desabilite o microfone e a câmera por padrão: o que você faz se for um tipo de dia de trabalho em casa com calça de moletom e camiseta suja, mas de repente você é chamado para uma reunião do Zoom e não está pronto? Se você está se esforçando para parecer profissional, mesmo que seja apenas da cintura para cima, é possível configurar o aplicativo para ligar apenas o microfone e a câmera quando desejar. Você faz isso acessando o menu Configurações do aplicativo e indo para a seção Áudio do seu microfone e selecionando a opção “Silenciar microfone ao ingressar em uma reunião”. Se você for à parte de Vídeo do menu Configurações, poderá selecionar da mesma forma a opção “Desligar meu vídeo ao ingressar em uma reunião”.
  • Embeleze-se : se você ainda está preocupado com a aparência, mas precisa apenas de um retoque rápido, o recurso Retoque da minha aparência da Zoom pode ajudar. Esse filtro fornece ao seu feed de vídeo uma vez mais, suavizando as linhas finas e reduzindo a aparência de qualquer bolsa ocular. Para usar esse recurso, volte ao menu Configurações, selecione Vídeo e verifique se “Retoque minha aparência” está alternado.

 

Recursos do GoToMeeting

O aplicativo de videoconferência on-line do GoToMeeting é outra opção popular para as empresas. Embora talvez não seja tão chamativo quanto o Zoom ou o Slack, o GoToMeeting é uma plataforma estável e fácil de usar.

Os seguintes recursos certamente ajudarão a aprimorar sua próxima reunião no GoToMeeting:

  • Escolha seu nome de usuário: ao se inscrever no GoToMeeting, geralmente é solicitado que você insira seu nome antes de fazer uma chamada de teleconferência. Embora manter o apelido normal seja geralmente a melhor aposta, os nomes podem mudar. O casamento pode mudar o sobrenome de uma pessoa, com certeza, mas e se sua empresa for unida o suficiente para que algumas pessoas tenham apelidos divertidos ou piadas internas? Você pode definir seu nome para exibição no seu computador com Windows clicando em Arquivo e selecionando Editar seu nome e email. Os usuários de Mac podem fazer o mesmo selecionando Preferências no menu Arquivo e alterando o texto na caixa Nome.
  • Selecione uma foto do perfil: O GoToMeetings possui muitos recursos na versão beta que adicionam um pouco mais ao programa. Um desses recursos é a capacidade de atribuir uma foto de perfil para quando você não estiver usando uma webcam. Para fazer isso, selecione o menu Arquivo e passe o mouse sobre a seção Labs. Uma vez lá, você verá fotos do perfil; clique nele e, em seguida, você poderá enviar uma foto para associar à sua conta.
  • Definir um filtro de webcam: esse recurso depende da sua webcam, mas não é diferente dos filtros de câmera encontrados nas mídias sociais. Se você deseja alterar a paleta de cores da sua webcam ou adicionar um filtro ao seu feed, selecione a opção Preferências no painel Webcam do painel de controle. Uma vez lá, clique na opção Avançado, onde você terá acesso aos filtros.
  • Crie uma reunião recorrente: como você provavelmente realiza as mesmas reuniões toda semana, às vezes pode ser um aborrecimento criar uma nova reunião todas as vezes. Para contornar isso, basta selecionar “reunião a qualquer momento” ou “reunião recorrente” ao criar sua próxima reunião. Fazer isso cria um ID de reunião exclusivo que não expira ou muda, embora às vezes o número de chamada o exija. Isso permite que as mesmas informações sejam reutilizadas, facilitando o agendamento de várias reuniões com as mesmas configurações.
  • Eliminar “reter bipes”: ao esperar que as pessoas apareçam em uma de suas reuniões, é provável que você receba um bipe incessante. Enquanto você espera, esse sinal sonoro pode ficar realmente incômodo. Felizmente, você pode silenciar completamente esse sinal sonoro em uma máquina Windows clicando no painel Áudio no painel de controle e selecionando Editar. Uma vez lá, você pode alternar entre ter ou não um sinal sonoro em espera. Em um Mac, clique na seta para baixo no lado direito do painel Áudio e selecione Preferências. Uma vez lá, você pode alterar a configuração.

Recursos do Microsoft Teams

Completo com bate-papo, videoconferência, gerenciamento de arquivos on-line e muito mais, o Microsoft Teams se concentra na comunicação e colaboração no local de trabalho. Ele está incluído nas novas versões do sistema operacional Windows 10 da Microsoft, tornando-o uma das opções de videoconferência mais onipresentes do mercado.

Se seu escritório usa predominantemente PCs com Windows ou deseja instalar o software Microsoft em Macs, aqui estão algumas dicas que podem melhorar a experiência:

  • Enviar um email para um canal inteiro: o Microsoft Teams se integra perfeitamente a outros aplicativos da Microsoft e permite encaminhar um email para qualquer grupo do Teams diretamente do Outlook. Para fazer isso, clique nos três pontos no canto superior direito da janela de bate-papo do grupo. A partir daí, selecione “Obter endereço de email”, que criará um endereço de email para o canal para o qual você deseja enviar a mensagem. Depois disso, é tão simples quanto entrar no Outlook e enviar um email para esse endereço.
  • Marque as mensagens dos marcadores para uso futuro: todos nós já estivemos lá – alguém menciona uma tarefa que você precisa executar ou compartilha uma informação importante, mas você não anotou e, de repente, ela se perdeu no éter. As equipes ajudam a evitar essa situação, permitindo aos usuários marcar mensagens importantes. Para fazer isso, os usuários precisam clicar nos três pontos verticais ao lado de qualquer mensagem e clicar em “salvar esta mensagem”.
  • Grave e transcreva reuniões instantaneamente: às vezes nem todos podem participar de uma reunião on-line. Por meio das equipes, você pode gravar uma chamada de videoconferência e armazenar o vídeo na nuvem. Também pode transcrever a reunião para você. Uma vez transcritos, os usuários podem procurar por frases importantes.
  • Usar comandos de barra: atalhos de teclado e teclas de atalho não são novidade, mas o Teams usa comandos de barra, o que requer uma barra invertida seguida por uma única palavra. Esse estilo de entrada de comando existe desde os anos 90, onde era usado nos prompts do DOS e nas salas de IRC. A seguir, é apresentada uma amostra dos comandos de barra que podem ser úteis:
    • / disponível : define seu status para disponível. / Ocupado e / ausente funcionam da mesma forma.
    • / call : inicia uma chamada.
    • / files: acesse seus arquivos mais recentes.
    • Teclas /: veja uma lista de atalhos do teclado.
    • / menções : visualize rapidamente todas as suas menções. Esse comando específico filtra as mensagens, para que você veja apenas os casos em que os colegas de equipe desejam sua atenção.
    • / goto : este comando permite a transição rápida para uma determinada equipe ou canal da sua organização.

Recursos especiais do Skype

Menos pessoas confiam neste programa do que costumavam, mas o Skype ainda é um programa de videoconferência competente usado por muitas pessoas em todo o mundo. Como uma aplicação herdada, não existem muitos recursos ocultos que ainda não foram extraídos do software e adicionados à base de conhecimento geral. Ainda, aqui estão alguns recursos e funcionalidades que podem ser úteis durante sua próxima reunião:

  • Faça backup do seu histórico de bate-papo: poder voltar e recordar uma conversa que você teve com um colega de trabalho ou supervisor pode ser útil por vários motivos, mas, infelizmente, o Skype exclui automaticamente seu histórico de bate-papo com o tempo. Para corrigir esse problema, você precisa fazer um trabalho extra fora do aplicativo. Primeiro, pressione e mantenha pressionada a tecla Windows no teclado e pressione R, abrindo a janela Executar. Uma vez lá, digite “% appdata% \ Skype” (sem as aspas) e pressione OK. Vá para a pasta com o seu nome Skype e copie-o. Salve a cópia em outro local e pronto. Você pode usar esse backup para transferir seus bate-papos para outro computador ou para posteridade.
  • Esconda o fato de que você está digitando: enquanto conversa com alguém por texto, o Skype informa a outra pessoa que você está respondendo. Embora isso não seja necessariamente um grande problema, você pode não querer que a outra pessoa perceba o quanto você está ponderando sobre sua resposta. Para corrigir isso, vá para o menu Ferramentas e clique em Opções. Uma vez lá, selecione IM e SMS e, em seguida, Configurações de IM. Selecione Mostrar opções avançadas e desmarque a caixa “Mostrar quando estou digitando”.
  • Compartilhe sua tela: Ao contrário dos outros dois programas, compartilhar sua tela é um pouco mais complicado. Para fazer isso no Skype, você precisa clicar no botão “+” na janela de bate-papo. Uma vez lá, clique em Selecionar tela. Lembre-se de que, depois de selecionar essa opção, sua tela ficará visível para outras pessoas; portanto, verifique se o que você tem é o que deseja mostrar a elas. Para interromper o compartilhamento, selecione a opção Parar compartilhamento.

Atalhos na ponta dos dedos

Esteja você trabalhando em um laptop ou computador de mesa, precisará de um mouse e teclado para fazer qualquer coisa. É com isso em mente que os desenvolvedores criam seus programas para melhor utilizar essas ferramentas. Apontar e clicar em algo com o mouse pode ser a maneira mais intuitiva de conseguir que algo aconteça para a maioria das pessoas, mas os atalhos reais estão entre as teclas. Aprofundar um pouco mais em seus menus e você encontrará um mundo cheio de atalhos de teclado que podem economizar seu tempo ou tornar as funções menos conhecidas mais prontamente disponíveis.

Os atalhos de teclado para o software de teleconferência costumam ser ações que você normalmente faria durante uma chamada. Em vez de precisar mudar o foco da câmera para encontrar o menu correto com o mouse, um usuário experiente pode enfrentar qualquer número de ações apenas pressionando algumas teclas. A seguir, são apresentados alguns atalhos de teclado importantes para o Zoom, GoToMeeting e Skype.

Zoom atalhos do teclado:

  • Ativar / desativar som do áudio: Windows: Alt + A (ou pressione e mantenha pressionada a barra de espaço) | Mac: Comando (⌘) + Shift + A
  • Ativar / desativar o som de todos, exceto o host: Windows: Alt + M | Mac: Comando (⌘) + Controle + M (Ativar som: Comando (⌘) + Controle + U)
  • Iniciar / parar a webcam: Windows: Alt + V | Mac: Comando (⌘) + Shift + V
  • Iniciar / parar nova tela de compartilhamento: Windows: Alt + Shift + T | Mac: Comando (⌘) + Shift + S
  • Pausar / retomar o compartilhamento de tela: Windows: Alt + T | Mac: Comando (⌘) + Shift + T
  • Iniciar / parar a gravação: Windows: Alt + R | Mac: Comando (⌘) + Shift + R
  • Levantar / abaixar a mão: Windows: Alt + Y | Mac: Opção + Y

Atalhos de teclado do GoToMeeting (somente Windows):

  • Ativar / desativar som do áudio: Ctrl + Alt + A
  • Iniciar / parar o compartilhamento de tela: Ctrl + Alt + S
  • Pausar / retomar o compartilhamento de tela: Ctrl + Alt + P
  • Iniciar / parar a webcam: Ctrl + Alt + W
  • Mudar para o áudio do computador ou telefone: Ctrl + Alt + U
  • Mostrar / ocultar o bate-papo: Ctrl + Alt + C
  • Mostrar / ocultar a lista de participantes: Ctrl + Alt + L

Atalhos de teclado do Microsoft Teams:

  • Alternar sem som: Windows: Ctrl + Shift + M | Mac: Comando (⌘) + Shift + M
  • Alternar vídeo: Windows: Ctrl + Shift + O | Mac: Comando (⌘) + Shift + O (não há atalho nos aplicativos Web.)
  • Iniciar videochamada: Windows: Ctrl + Shift + U | Mac: Comando (⌘) + Shift + U
  • Iniciar chamada de áudio: Windows: Ctrl + Shift + C | Mac: Comando (⌘) + Shift + C
  • Recusar chamada: Windows: Ctrl + Shift + D | Mac: Comando (⌘) + Shift + D
  • Aceitar videochamada: Windows: Ctrl + Shift + A | Mac: Comando (⌘) + Shift + A
  • Aceitar chamada de áudio: Windows: Ctrl + Shift + S | Mac: Comando (⌘) + Shift + S

Atalhos de teclado do Skype:

  • Ativar / desativar som do áudio: Windows: Ctrl + M | Mac: Comando (⌘) + Shift + M
  • Iniciar videochamada: Windows: Ctrl + Shift + K | Mac: Comando (⌘) + Shift + K
  • Iniciar chamada de áudio: Windows: Ctrl + Shift + P | Mac: Comando (⌘) + Shift + R
  • Alternar webcam: Windows: Ctrl + Shift + K | Mac: Comando (⌘) + Shift + K
  • Desligue: Windows: Ctrl + E | Mac: Comando (⌘) + Shift + H
  • Adicione pessoas para ligar: Windows: Ctrl + Shift + A | Mac: Comando (⌘) + Shift + A
  • Mostrar / ocultar a lista de participantes: Ctrl + Alt + L | Comando (⌘) + Shift + A