Um pequeno erro na estratégia do seu projeto e tudo pode dar errado, as vezes até a não identificação de um stakeholder de grande influência pode levar toda a empreitada ao fracasso. Por isso, sempre se pergunte: Está realmente tudo ok? Eu incluí todas as informações necessárias? A lista de stakeholders está completa? Muitas tentativas de implantação de um proejeto acabam dando errado porque uma lista de pequenas atividades não foram executas corretamente. Perguntas tão simples, mas que uma vez listadas poderiam evitar erros irreversíveis.

Porém, se você tiver uma lista de verificação em que se basear antes de iniciar a implantação, do seu projeto você não precisará se arrepender da ação com o pesadelo de ser incluído na cruel estatística de insucesso. Esta é a ideia deste post: fornecer um checklist para você rever antes de iniciar a implantação do seu Projeto.

1 – Alinhamento de expectativas

Verifique quais são as expectativas da organização com a implantação do seu Projeto. Segundo Relatorio PM.Survey 2013 em ¾ dos casos de implantação de projetos erram ao calcular o retorno financeiro. Existe um grande desafio na implantação que é entregar aquilo que se espera, nem mais nem menos. Para o sucesso do Projeto é fundamental identificar a expectava dos envolvidos e definir qual será a proposta de valor final.

2 – Identificação dos principais stakeholders dos projetos

Quem pode exercer influência sobre o projeto? Qual é o poder desse stakeholder? Ele é a favor ou contra a implantação do Projeto? É fundamental identificar o maior número de partes interessadas e traze-las para perto do Projeto. Tenha uma especial atenção aos parceiros que mais demandam recursos. Se pergunte quem será impactado pelo projeto.

3 – Mapeamento e Parecer sobre os controles existentes

Você não precisa de uma auditoria feita por uma empresa de consultoria para identificar os atuais processos e controles existentes, mas no mínimo tenha o conjunto completo dos atuais controles e práticas utilizados por você. Normalmente em nossas implantações encontramos planilhas, templates e algumas áreas, utilizando softwares locais como o MS Project ou soluções gratuitas. Separe o que é processo, ferramentas e modelos.

4 – Mapeamento e Parecer dos Projetos e Solicitações

A regra é a mesma da pergunta acima, mas é importante identificar como as demandas e os projetos nascem dentro da sua organização, quais áreas demandam, qual área analisa, qual área prioriza e onde os projetos são executados e concluídos. A ideia deste checklist é entender o ciclo de vida dos projetos e seu fluxo natural dentro da sua organização. Ao final desta identificação você deverá responder claramente como os projetos nascem e onde eles são concluídos.

5 – Criação do Business Model Canvas do PMO

Qual é a proposta de valor do projeto e como entramos nesta proposta de valor. Nesta etapa você irá fazer um brainstorming junto à sua equipe ou mesmo só, percorrendo os 9 Blocos do Business Model Canvas.

6 – Criação do Project Model Canvas do PMO

A construção do Canvas é obrigatoriamente colaborativa, logo será importante convidar para a dinâmica os stakeholders identificados na pergunta 2, assim como, os outros membros da equipe do projeto. Caso existam dificuldades geográficas na reunião, uma boa alternativa é usar o PM Canvas APP (IOS ou Android) Ele permite que pessoas que estão separadas geograficamente co-criem, sendo necessário apenas um canal de voz (Skype, Hangout e etc.) e uma tela para projetar o Canvas web.

7 – Definição da metodologia / processos / métricas

Para realizar a gestão de um projeto eficiente é preciso adotar uma metodologia que padronize os processos e métodos. Nesta etapa seu desafio será refletir pensando em todos os levantamentos realizados. Não adianta construir uma metodologia completa se seu projeto está apenas no início, tão importante quanto adotar um método de gestão de projetos é ter um método que combine com a sua estratégia. Quanto à indicadores, nesse primeiro momento tenha em mente que eles irão possibilitar um entendimento de maneira mais rápida de como está o projeto e como ele irá evoluir, assim como, a antever crises e minimizá-las.

8 – Criação dos Modelos de forms / Templates

A utilização de templates é um passo que auxilia sua adoção na metodologia de gestão de projetos pelo fato de simplificar o sequenciamento dos principais processos da gestão de projetos. Cada metodologia irá demandar seus templates, com campos e requisitos específicos.

9 – Definição das ferramentas de suporte a gestão de projetos

Para aumentar a sua produtividade e as chances de sucesso dos projetos que conduzem, os gestores recorrem às mais variadas soluções, que prometem tornar a complexa execução das atividades em processos mais claros e controláveis. Nesse momento é que entra a definição de qual software de gestão de projetos será adotado. Para saber qual das alternativas disponíveis no mercado se adequa melhor à realidade do seu negócio e às demandas de gerenciamento de projetos, é fundamental compará-las entre si com base na contribuição que irão trazer para a empresa. Nesta etapa crie uma lista das opções e uma matriz de comparação entre as funcionalidades que sua metodologia demanda e as opções identificadas no mercado. Crie uma nota de avaliação que classifica cada opção como: muito aderente, aderente, pouco aderente e não aderente.

Esperamos que você faça bom proveito deste checklist na implantação do seu projetos.

Boa sorte nas iniciativas, e não se esqueça de passar por aqui sempre que tiver alguma dúvida.

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